Políticas de reembolso y/o devoluciones

ACADEMIA PREUNIVERSITARIA VONEX – CICLOS PRESENCIALES Y VIRTUALES

(Inversiones Fimasa E.I.R.L. y Corporación Educativa Calicanto E.I.R.L.)

En la Academia Preuniversitaria Vonex —operada bajo las razones sociales Inversiones Fimasa E.I.R.L. y Corporación Educativa Calicanto E.I.R.L. — nos comprometemos a brindar una educación de excelencia y garantizar la satisfacción de nuestros clientes. Sabemos que pueden presentarse situaciones en las que se requiera solicitar un reembolso; por ello, esta política define las condiciones y el proceso para su solicitud y gestión.

I. DEFINICIONES CLAVE

1. Servicio educativo
Conjunto de prestaciones académicas y administrativas ofrecidas al estudiante. Incluye clases presenciales o virtuales, acceso a la plataforma, uso de correo institucional, entrega de materiales académicos, tutorías y otros servicios de apoyo.

2. Reembolso
Devolución parcial del dinero pagado por el estudiante, en los términos y condiciones señalados en esta política. El monto a devolver nunca corresponde al total abonado, salvo en caso de errores atribuibles a la institución.

3. Gastos administrativos
Montos retenidos por la institución para cubrir los costos de gestión derivados de la matrícula, asignación de recursos, emisión de documentos, generación de accesos y otros trámites.

4. Comisiones bancarias
Costos cobrados por las entidades financieras en pagos o reembolsos. Si el reembolso es por error de la institución, la comisión es asumida por la academia; si es por desistimiento del alumno, se descuenta del monto a devolver. Se aplica también para pagos interbancarios.

5. Consumo Parcial del Servicio
Se considera que el alumno consumió el servicio desde que accede a cualquier recurso académico (clases, materiales, plataforma) o cuando ya transcurrió un número determinado de semanas de clase, incluso si no asistió.

6. Beca
Beneficio otorgado por la Academia que cubre total o parcialmente el valor del servicio. No constituye un pago realizado por el alumno, por lo cual no es reembolsable.

II. PRINCIPIOS GENERALES

El pago realizado por el alumno o su apoderado implica la reserva inmediata de una vacante y la activación de servicios institucionales como: creación de usuario y acceso a la plataforma virtual, asignación de correo institucional, emisión y entrega de materiales académicos, registro administrativo y académico del estudiante, programación de docentes y recursos logísticos.

Dado que estos procesos generan de manera inmediata costos administrativos, operativos y académicos, toda solicitud de reembolso estará sujeta a retenciones o gastos administrativos necesarios para cubrirlos, en estricto cumplimiento de los principios de equidad y proporcionalidad.

Toda solicitud de reembolso será primero revisada en un plazo de cinco (05) días hábiles a fin de verificar el cumplimiento de requisitos, sustentos y validez de la información presentada. Una vez confirmada la conformidad de la solicitud, se dará inicio al cómputo de los veintiún (21) días hábiles para efectuar el reembolso correspondiente.

Este procedimiento busca garantizar transparencia, orden y trazabilidad en el proceso, en concordancia con las disposiciones de protección al consumidor.

La suspensión del servicio será efectiva desde el momento en que la solicitud sea recibida y validada, quedando condicionada a la verificación de identidad y documentos.

Finalmente, cualquier intento de uso indebido, falsificación de documentos o información, o duplicidad en solicitudes, facultará a la Academia a rechazar la devolución solicitada y, de considerarse necesario, iniciar las acciones legales correspondientes.

III. PLAZOS PARA SOLICITAR EL REEMBOLSO

Retención administrativa general
Para cualquier modalidad de pago (contado o en cuotas), en caso de retiro del alumno, se aplicará una retención administrativa fija de S/ 40.00, correspondiente a la gestión de matrícula, emisión de recibos, activación de usuario y otros.

Criterios de evaluación de las solicitudes de reembolso

• Si el alumno solicita el retiro antes del inicio de clases, se procederá a la devolución del monto abonado, al cual se le descontarán los gastos administrativos de S/ 40.00 (según tarifario). En caso existan beneficios o descuentos promocionales, estos quedarán anulados.

b) Durante las primeras cuatro semanas de clase

a) Programas no reembolsables
Aplica para ciclos cortos, cursos de repaso o de preparación intensiva, los cuales tienen una duración aproximada de 8 a 12 semanas. Debido a su corta duración, se considera que el servicio se consume casi en su totalidad desde el inicio.

b) Retención administrativa
Todo reembolso estará sujeto a un descuento fijo de S/ 40.00 por concepto de gastos administrativos. Asimismo, los pagos efectuados con tarjeta (POS, Pin Pad o pasarela de pago) o mediante recaudo bancario estarán sujetos a las comisiones que correspondan al canal utilizado, las cuales son impuestas por las entidades financieras y cobradas directamente a la institución.

c) Consumo parcial del servicio
Se entiende consumido parcialmente cuando el alumno accede a la plataforma, materiales o ha transcurrido al menos una semana de clases.

d) Medio de devolución
El reembolso se efectuará únicamente mediante transferencia bancaria a la cuenta de destino indicada por el solicitante, quedando excluidas las devoluciones en efectivo o por cualquier otro medio. La gestión administrativa y la emisión de los comprobantes correspondientes se realizan bajo la razón social aplicable (Inversiones Fimasa E.I.R.L. o Corporación Educativa Calicanto E.I.R.L.), de acuerdo con el documento de pago y la sede involucrada.

e) Validación y confirmación del reembolso
Una vez que el apoderado del alumno confirme por escrito su aceptación del monto de reembolso, dicho importe se considerará definitivo e irrevocable, sin posibilidad de modificaciones posteriores. En consecuencia, no se admitirán solicitudes adicionales, renegociaciones ni reclamos relacionados con el mismo concepto o periodo académico ya regularizado. Esta disposición garantiza la seriedad y transparencia de la política de reembolsos, evitando pagos duplicados, reclamos repetidos o intentos de renegociación ante instancias externas.

V. CASOS EN LOS QUE SÍ PROCEDE EL REEMBOLSO

a) Errores administrativos de la institución
En los casos en que se detecten errores atribuibles a la institución como cobros duplicados, cargos por servicios no contratados o importes calculados de manera incorrecta el estudiante tendrá derecho a la devolución únicamente del monto cobrado en exceso. En ningún caso la devolución comprenderá la totalidad de lo abonado, sino solo la diferencia que exceda al importe correcto del servicio educativo contratado. En estas situaciones no se aplicarán gastos administrativos ni retenciones adicionales, por lo que el importe devuelto corresponderá exactamente al monto que el alumno haya abonado en exceso. Asimismo, este supuesto no aplica a variaciones de precio derivadas de becas, promociones u otros beneficios aceptados voluntariamente por el estudiante, los cuales no generan derecho a reembolso en caso de pérdida, modificación o renuncia al beneficio.
Para validar el caso, bastará con la presentación del comprobante de pago y/o constancia bancaria, acompañados del informe emitido por el área responsable que acredite el error.

b) Cancelación del ciclo por parte de Vonex
En el supuesto de que la institución decida cancelar el ciclo, no abrir la sección u horario contratado o suspender el servicio sin ofrecer una alternativa equivalente entendiéndose por ésta una opción de la misma modalidad, en una sede u horario razonable y con fecha de inicio próxima, el alumno tendrá derecho al reembolso correspondiente. Dicho reembolso será total si el ciclo no hubiese iniciado, o proporcional en caso de que el servicio ya se hubiera brindado parcialmente. En estas circunstancias, no corresponde la retención de gastos administrativos, dado que la causa es enteramente imputable a la institución. El sustento principal será la comunicación oficial de cancelación o suspensión. Si el alumno rechaza una alternativa equivalente ofrecida, el caso será tratado como retiro voluntario y se aplicarán las reglas correspondientes. Esta solicitud de reembolso debe realizarse preferentemente durante la primera semana de haber iniciado el ciclo.

c) Fuerza mayor: enfermedad grave, accidente o fallecimiento
Cuando el alumno se vea impedido de continuar sus estudios por hechos de fuerza mayor, como enfermedad grave, accidente con incapacidad temporal o permanente, o fallecimiento del propio estudiante o de un familiar directo (padres, hijos o hermanos), podrá solicitar la devolución correspondiente. En estos casos, el cálculo del reembolso se realizará en forma proporcional por la parte del ciclo no cursado, y en algunos casos la institución podrá exonerar la retención administrativa de S/ 40.00. Para la procedencia de la solicitud se requerirá la presentación de documentos oficiales como certificados médicos que especifiquen diagnóstico y tiempo de incapacidad, o acta de defunción según corresponda. No procederá la devolución en caso de afecciones menores o certificados sin validez oficial.

d) Traslado forzoso de residencia (ciudad o país) u obligación laboral impostergable
Cuando el estudiante deba cambiar de ciudad o país por motivos familiares o laborales, o si se le asigna una obligación laboral con horarios que imposibiliten su asistencia al ciclo contratado, podrá solicitar el reembolso. En este supuesto, el cálculo será proporcional a la parte no cursada y se aplicará la retención administrativa de S/ 40.00. Para la validez del caso se deberá presentar documentación fehaciente, como una carta del empleador, contrato de traslado, constancia de cambio de domicilio u otros documentos que acrediten la imposibilidad real de continuar. No será aceptado el reembolso si la decisión responde únicamente a motivos personales o a un cambio de preferencia de horario.

e) Imposibilidad de prestación del servicio por causas tecnológicas atribuibles a la Academia (programas virtuales)
En el caso de programas virtuales, si existieran fallas prolongadas en la plataforma institucional que impidan el dictado o la recepción de clases durante un periodo significativo, y no se ofrezca una alternativa adecuada, corresponderá el reembolso proporcional por la parte no brindada. Dado que la causa es imputable a la institución, no procede la retención de gastos administrativos. La procedencia será sustentada con reportes técnicos o actas de incidencia emitidas por el área responsable. No procede el reembolso si el inconveniente proviene de problemas de conectividad o equipos propios del estudiante.

f) Incompatibilidad sobrevenida por modificación sustantiva del servicio
Cuando la institución realice cambios sustantivos en el servicio, por ejemplo, en la modalidad, la sede, el horario o el plan académico contratado y el alumno no acepte dicha modificación ni la alternativa equivalente que se le ofrezca, procederá el reembolso. El cálculo será total o proporcional, según el grado de servicio no brindado, y no se aplicará la retención administrativa. El sustento estará constituido por la comunicación oficial del cambio y la manifestación expresa de no conformidad por parte del alumno. No se considerarán como modificación sustantiva aquellos ajustes operativos menores que no alteren la esencia del servicio.

g) Pagos duplicados o conciliación bancaria favorable al alumno
Finalmente, en los casos en que el sistema bancario confirme un cargo duplicado o error operativo del canal de pago, la institución procederá con la devolución íntegra del importe cobrado en exceso. Dado que la causa es ajena al alumno, no corresponde retención administrativa alguna. Para acreditar la solicitud, el estudiante deberá presentar el estado de cuenta bancario junto con los comprobantes de pago y, de ser necesario, la constancia del procesador del pago. No se considerarán dentro de este supuesto las diferencias por tipo de cambio o las comisiones cobradas por el banco emisor que no hayan sido trasladadas a la institución. En los casos de pagos duplicados que no sean consecuencia de un error administrativo de la institución, la devolución se realizará descontando las comisiones y cargos que apliquen las entidades financieras.

Reglas transversales de aplicación (para todos los casos)

Becas y promociones. Si el estudiante accedió a una beca, media beca, descuento por pronto pago, pago al contado u otra promoción otorgada por la institución, dichos beneficios no son reembolsables ni convertibles en dinero. Esto se debe a que constituyen apoyos otorgados bajo condiciones específicas y de carácter promocional. Por lo tanto, en caso de retiro, el cálculo del reembolso se realizará únicamente sobre el monto efectivamente pagado en dinero por el apoderado. El beneficio de beca o descuento se aplicará siempre sobre el valor total de la cuota regular, pero no será considerado como parte del monto a devolver, dado que constituye un apoyo otorgado por la institución.

Retención administrativa. En todos los casos en los que proceda la devolución, se aplicará un descuento fijo de S/ 40.00 por concepto de gastos administrativos, salvo que la causa sea atribuible directamente a la institución (como errores administrativos o cancelación de servicio) o se trate de casos excepcionales de fuerza mayor debidamente acreditados, en los cuales la institución podrá exonerar total o parcialmente este monto. Este descuento cubre la gestión de matrícula, procesos de facturación, contabilidad y tramitación interna del reembolso.

VI. SITUACIONES EN LAS QUE NO PROCEDE DEVOLUCIÓN

Las siguientes circunstancias excluyen de manera expresa la posibilidad de devolución, por ser incompatibles con la naturaleza del servicio educativo contratado y con la sostenibilidad institucional de la Academia Vonex:

a) Retiros voluntarios sin causa justificada
El estudiante que decida retirarse de manera voluntaria, sin presentar una causa válida debidamente documentada (como enfermedad grave o traslado forzoso), no tendrá derecho a reembolso. Esto incluye situaciones como: pérdida de interés, dificultad para organizar horarios, cambios de preferencia por otra institución o cualquier motivo personal no sustentado.

b) Incumplimiento de obligaciones de pago
En los casos en que el estudiante deje de cumplir con las cuotas pactadas, no se reconocerán devoluciones por los montos abonados previamente. Asimismo, si se genera deuda pendiente, la solicitud de reembolso queda automáticamente denegada hasta regularizar la situación.

En caso el alumno solicite su reincorporación, deberá abonar un pago de veinte (20) soles por el concepto de dicho proceso, además de la cuota correspondiente al ciclo académico.

c) Programas no reembolsables
Determinados servicios, por su naturaleza y duración, no son sujetos de devolución. Esto incluye talleres cortos, seminarios, cursos de repaso y programas de preparación intensiva que, al momento del pago, ya implican consumo inmediato de materiales, plataformas o sesiones académicas.

d) Becas
Los alumnos que acceden a becas completas (100% de financiamiento del servicio educativo) no podrán solicitar devolución, dado que no han efectuado ningún pago directo a la Academia. En el caso de alumnos con medias becas (50 %) o cuartos de beca (25 %), sólo podrán solicitar la devolución de los montos efectivamente pagados por ellos mismos. No procede la devolución de la parte cubierta por el beneficio de beca, dado que esta es asumida por la institución.

e) Casos de fraude, falsificación o uso indebido de la política de reembolsos
Cualquier intento de presentar documentación falsa, manipular información o solicitar devoluciones de manera fraudulenta será motivo de denegación inmediata. Además, la Academia se reserva el derecho de iniciar acciones administrativas y legales correspondientes.

VII. PROCESO DE SOLICITUD

La solicitud debe ser enviada a [email protected] con asunto:
REEMBOLSO- (APELLIDOS Y NOMBRES DEL ALUMNO)- (DNI DEL ALUMNO)

En el cuerpo del correo, indicar los siguientes datos:

• Nombres y Apellidos del apoderado
• Nro de DNI del apoderado
• Motivo de retiro

VIII. APLICABILIDAD

Todo estudiante puede recibir un reembolso si su solicitud cumple con el proceso y los requisitos indicados en este documento. Asimismo, esta política es aplicable a los servicios educativos brindados bajo las razones sociales Inversiones Fimasa E.I.R.L. y Corporación Educativa Calicanto E.I.R.L., en el marco de las operaciones de la Academia Preuniversitaria Vonex.

IX. ACTUALIZACIONES

Esta política de reembolsos puede actualizarse por la Academia Preuniversitaria Vonex (Inversiones Fimasa E.I.R.L. y Corporación Educativa Calicanto E.I.R.L.) según corresponda. La fecha de la última actualización se encuentra en la parte superior de esta página.